Bons de livraison et factures : quoi archiver, combien de temps
Les bons de livraison et factures constituent la preuve de la traçabilité amont. Ils se classent par ordre chronologique, se conservent au moins un an pour les denrées courantes, et doivent permettre de retrouver un produit en quelques minutes.
Vérifié le 28 juillet 2026 au regard de : Règlement (CE) n° 178/2002, article 18
Ce que le document doit permettre
Le bon de livraison sert deux fois : à la réception, pour tracer un refus ou une réserve, et lors d'un rappel, pour savoir si le lot concerné est passé chez vous.
- Identifier le fournisseur, avec ses coordonnées
- Dater la livraison
- Identifier les produits livrés et leurs quantités
- Retrouver le lot pour les denrées sensibles, lorsqu'il figure
- Relier la livraison au contrôle à réception, si un écart a été noté
Référence : Article 18 du règlement (CE) n° 178/2002.
Le classement qui tient
Le classement chronologique unique reste le plus robuste dans un restaurant, parce qu'il ne demande aucune décision au moment de ranger.
| Méthode | Avantage | Limite |
|---|---|---|
| Chronologique, tous fournisseurs confondus | Simple, sans arbitrage | Recherche par produit plus lente |
| Par fournisseur puis par date | Recherche rapide en cas de rappel fournisseur | Demande de la rigueur au classement |
| Numérisation avec nom de fichier normalisé | Recherche instantanée, pas de perte | Exige une discipline de scan |
Combien de temps garder
La règle de bon sens consiste à aligner la conservation des bons sur celle des enregistrements sanitaires, pour ne gérer qu'une seule échéance.
- Denrées courantes : au moins un an, avec les mois récents immédiatement accessibles
- Produits à longue durée de vie : la durée de vie du produit, augmentée d'une marge
- Documents comptables : selon les durées propres au droit commercial et fiscal, plus longues
- Documents liés à un incident : conservés sans limite pratique, dans un dossier séparé
Numériser sans perdre la valeur probante
La numérisation est acceptée à condition que les documents soient lisibles, complets, et accessibles pendant le contrôle. Un scan flou ou une photo tronquée ne vaut rien.
Le point de vigilance est l'accessibilité : un dossier en ligne dont personne sur place ne connaît le mot de passe équivaut à une absence de document.