Bons de livraison et factures : quoi archiver, combien de temps
Les bons de livraison et factures constituent la preuve de la traçabilité amont. Ils se classent par ordre chronologique, se conservent au moins un an pour les denrées courantes, et doivent permettre de retrouver un produit en quelques minutes.
Vérifié le 6 octobre 2026 au regard de : Règlement (CE) n° 178/2002, article 18
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Publié le 27 février 2026 · Mis à jour le 6 octobre 2026 · 5 min de lecture · Par Équipe pédagogique Hygiène 14
Ce que le document doit permettre
Le bon de livraison sert deux fois : à la réception, pour tracer un refus ou une réserve, et lors d'un rappel, pour savoir si le lot concerné est passé chez vous.
Exemple : des cuisses de poulet arrivent à + 7 °C, alors que l'annexe I de l'arrêté du 21 décembre 2009 fixe + 4 °C pour les viandes de volaille. Le refus et la température relevée s'écrivent sur le bon, de préférence sous les yeux du livreur.
- Identifier le fournisseur, avec ses coordonnées
- Dater la livraison
- Identifier les produits livrés et leurs quantités
- Retrouver le lot pour les denrées sensibles, lorsqu'il figure
- Relier la livraison au contrôle à réception, si un écart a été noté
Référence : Article 18 du règlement (CE) n° 178/2002 ; arrêté du 21 décembre 2009, annexe I.
Viande, poisson, œufs, laitages : ce que le bon doit porter
Pour les denrées d'origine animale, un texte européen précise ce que le fournisseur doit vous transmettre à chaque expédition : le règlement d'exécution (UE) n° 931/2011. Le support est libre. En pratique, c'est le bon de livraison ou la facture.
- Une description exacte des denrées
- Le volume ou la quantité livrée
- Le nom et l'adresse de l'expéditeur
- Le nom et l'adresse de l'établissement livré, donc le vôtre
- Un numéro de référence du lot ou du chargement
- La date d'expédition
Le cas du bon sans numéro de lot
Un bistrot de quartier reçoit chaque mardi ses volailles. Le bon indique le poids et le prix, pas le lot. Tout va bien jusqu'au jour où le fournisseur annonce un rappel sur deux lots de la semaine : impossible de savoir si les poulets du mardi en faisaient partie.
Le bon réflexe se prend à la réception. Un bon de produit animal sans référence de lot se signale au livreur, puis au fournisseur, et l'écart se note sur la fiche de contrôle à réception. Le règlement de 2011 ajoute que ces informations restent disponibles au moins jusqu'à ce qu'on puisse raisonnablement penser que les denrées ont été consommées. C'est le bon repère pour régler votre durée minimale côté sanitaire.
Référence : Règlement d'exécution (UE) n° 931/2011, article 3.
Le classement qui tient
Le classement chronologique unique reste le plus robuste dans un restaurant, parce qu'il ne demande aucune décision au moment de ranger.
| Méthode | Avantage | Limite |
|---|---|---|
| Chronologique, tous fournisseurs confondus | Simple, sans arbitrage | Recherche par produit plus lente |
| Par fournisseur puis par date | Recherche rapide en cas de rappel fournisseur | Demande de la rigueur au classement |
| Numérisation avec nom de fichier normalisé | Recherche instantanée, pas de perte | Exige une discipline de scan |
Combien de temps garder bons de livraison et factures ?
Le sanitaire ne chiffre pas de durée : le règlement 931/2011 demande seulement que les informations restent disponibles jusqu'à ce que les denrées aient raisonnablement été consommées. Le fiscal et le comptable, eux, sont chiffrés : 6 ans pour les pièces que l'administration fiscale peut contrôler (article L. 102 B du livre des procédures fiscales), 10 ans pour les pièces justificatives comptables (article L. 123-22 du code de commerce).
La règle de bon sens consiste à aligner la conservation des bons sur celle des enregistrements sanitaires, pour ne gérer qu'une seule échéance, et à garder la plus longue quand un même papier sert à plusieurs titres.
- Denrées courantes : au moins un an, avec les mois récents immédiatement accessibles
- Produits à longue durée de vie : la durée de vie du produit, augmentée d'une marge
- Factures et autres pièces justificatives comptables : 10 ans
- Documents liés à un incident : conservés sans limite pratique, dans un dossier séparé
Numériser sans perdre la valeur probante
La numérisation est acceptée à condition que les documents soient lisibles, complets, et accessibles pendant le contrôle. Un scan flou ou une photo tronquée ne vaut rien.
Le point de vigilance est l'accessibilité : un dossier en ligne dont personne sur place ne connaît le mot de passe équivaut à une absence de document.